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リモートワーク活用におけるコミュニケーションの円滑化と生産性の向上に向けて

プラットフォームサービス開発部 能登 弘、蒋 宗孝

働き方改革

2021/01/28

新型コロナウイルスが流行する中、リモートワークの活用が急務となりました。リモートワークを有効に活用するには、パソコンやネットワークなどのハード面での整備も必要であると同時に、コミュニケーションの取り方や仕事の進め方などソフト面についても工夫が必要なことが分かってきました。野村総合研究所(NRI)の能登弘と蒋宗孝に、リモートワークにおけるコミュニケーションの円滑化と生産性の向上に向けての話を聞きました。

新しい働き方を定着させるために求められるもの

――リモートワークが普及したことで見えてきた課題はどのようなことでしょうか。

能登 弘

能登:私たちNRIにおいても、コロナ禍のため半ば強制的にリモートワークを経験したことで、多くの人がそのメリットに気づきました。私自身、朝と夕方に保育園の送り迎えをしているのですが、そのようなことが以前よりしやすくなりました。我々のようなIT業界で働く者にとってメリットは多く、もとの生活に戻りたくないと思っている人も多いのではないでしょうか。会社にとっても、働き方のオプションがたくさんあるほうが多様な人材の確保といった面からも有効だといえます。
一方で、他の人の仕事の進捗状況が掴みにくい、従来のような密なコミュニケーションをとりにくくて困るという声をよく耳にします。今はまだリモートワークが本格化して半年程度なので、これまでのつながりの延長線上で働けていますが、これが何年も続き新しいメンバーも加わってくると、メンバー間のコミュニケーションの醸成が難しくなることが懸念されます。

蒋 宗孝

蒋:仲間の顔が見えづらく、タスクを抱え過ぎていたり何かで悩んでいたりしても気づきにくい状況になっているのではないかと私も危惧しています。この状況をそのままにしておくと疎外感が高まったり、働く意欲をなくしたりしかねません。またマネージャークラスからは、メンバーが何をしているのかわかりづらいのが不安だという話も聞きます。仕事は結果が大切といわれますが、プロセスも同様に重要ですし、軌道修正が必要なタイミングを逃すと大きな損失にもつながります。全員がオフィスにいたこれまでなら、少し話をしに行くだけで解決していたことが、リモートワークだと相手の状況が見えないため面倒になっています。このままでは、リモートワークが長引くほど生産性が下がりかねません。リモートワークを働き方の一つとして採用し続けるのであれば、生産性の維持向上とコミュニケーションの円滑化の両方を担保する仕組みが必要になるでしょう。

コミュニケーションとセキュリティを両立して生産性を維持

――NRIの場合、リモートワークへの移行はスムーズに進んでいるのでしょうか。

能登:NRIの場合、良い形で進んでいると感じています。メンバーが別々の場所で離れて働いていても、これまでと同じような感覚でメンバー間のコミュニケーションをとることができればストレスは少なくてすみます。私たちがコロナ禍以前から使っているasleadというソリューションは、もともとはシステム開発チームが情報を共有して効率的に協働するためのものだったのですが、チーム内でのコミュニケーションが高まり会議やメールに費やす時間を削減できるため、開発に限らず社内のさまざまな場所で使われるようになっていました。そのため、在宅になってもこれまでと同じような感覚で仕事を進めることができ、これがあったおかげでコロナ禍に対応できている、というご意見も頂けました。
蒋:一番のポイントはチームメンバーの活動内容、例えばタスクの状況や誰かとコミュニケーションをとっている様子が、その内容も含めてチーム全体にオープンになることです。メールだと限られた人しか見られませんし、個人のツールで管理しているタスクはチーム内で共有できません。asleadを使うと、チーム全体で共有してタスク管理をし、チャットでコミュニケーションをとることができるため、誰が何をやっているのかが常にわかり軌道修正もすぐにできます。
能登:多くのメンバーが協力して仕事を進める上では、チャットや検索など複数のツールを使うことになりますが、それらの連携をうまくとれることもasleadの強みです。また、このようなツール群はクラウドサービスとして提供されているものが多いのですが、セキュリティ上使うことができない会社がたくさんあります。asleadは、セキュリティを守りながらリモートワークが活用できるよう、クラウドとオンプレミスの両方の形態で提供しています。

――生産性への寄与についても教えてください。

蒋:プロジェクト管理やコミュニケーションにかかる時間がどの程度削減されたかを分析したところ、asleadを使うためのブラウザ利用時間は増加するものの、メーラーやタスク管理のためのExcelの利用率が大幅に下がり、トータルで6.1%の時間が削減されたという結果が出ています。体感的な削減時間をヒアリングした際も平均48.7分という回答を得ており、感覚的には計測結果以上の時短につながっているようです。メールを書くよりasleadを使ったほうが効率的に仕事が進みますし、情報やナレッジを共有するスピードが上がるため会議の回数を減らすことができます。そのようなところがテレワーク時代に適応しているのだと思います。

社会の変化に対応したソリューションの提供をめざして

――最後に、今後の展望について少しお話しください。

能登:2020年4月に緊急事態宣言が発令されて企業が一斉にリモートワークを取り入れたとき、開発パートナーの方々がセキュリティの関係上、出社を余儀なくされるという状況が問題になりました。弊社でも同様の状況が発生したため、安全に拠点にあるパソコンを自宅などから使えるaslead Remoteというサービスを1か月ほどの短期間で構築しました。これからも世の中の状況や変化に対応できるスピード感を持ったソリューションを提案していくつもりです。
また現在、テレワークされている方も多いかと思いますが、他方、出社当番などがあって、出社したうえで業務を行っている方も多いかと思います。NRIでも比率は半々くらいになっています(2020年12月時点)。この比率は社会情勢や時期によって変化し、あるいは会社によって異なると思いますが、離れた場所にいる者同士が協力して仕事を進めるという形は、今後さらに一般的になってくるでしょう。そうなると、会社にいない人たちに疎外感が生まれることもあると思います。そのような疎外感を和らげられるような、離れていながらも皆で集まって仕事をしていることを体感できる仕組みが生まれてくると思いますし、モチベーションアップや創造性の発揮につながるようなツールを作りたいとも考えています。

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株式会社野村総合研究所
コーポレートコミュニケーション部
E-mail: kouhou@nri.co.jp

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